Politique de confidentialité

Le présent Avis décrit la façon dont nous, le Groupe M3 et nos sociétés affiliées¹, collectons, utilisons, communiquons et protégeons les renseignements personnels qui nous sont confiés.

Les renseignements personnels sont toute information relative à une personne physique qui permet, directement ou indirectement, d’identifier cette personne.

Le présent Avis est conçu pour se conformer aux lois canadiennes en matière de protection de la vie privée, plus précisément la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), ainsi que toute autre législation provinciale et territoriale applicable en matière de protection de la vie privée.

1. Portée et application

Le présent Avis s’applique à tous les renseignements personnels que nous collectons, utilisons ou communiquons dans le cadre de nos activités commerciales, qu’ils soient collectés numériquement, par écrit, verbalement ou par tout autre moyen, y compris les renseignements personnels provenant de :

• Clients et clients potentiels
• Utilisateurs de nos produits et services
• Visiteurs de nos sites Web
• Partenaires commerciaux, sous-traitants et fournisseurs de services
• Candidats à un emploi

2. Comment collectons-nous les renseignements personnels?

2.1 Auprès de qui collectons-nous des renseignements personnels?

Nous pouvons collecter des renseignements personnels directement auprès de la personne concernée. Nous pouvons également les collecter auprès d’autres personnes, selon les circonstances et les produits ou services utilisés, notamment :

• Nos maisons de courtage hypothécaire, courtiers, agents, représentants et partenaires
• Les institutions financières, prêteurs et compagnies d’assurance
• Une personne qui souhaite que la personne concernée bénéficie d’un produit ou service (par exemple en tant que co-emprunteur, co-assuré ou bénéficiaire)
• Les bureaux de crédit et agences d’évaluation du crédit
• Les bases de données de réclamations d’assurance et de fraude
• Les références personnelles et professionnelles
• Les organismes publics

2.2 Par quels moyens collectons-nous des renseignements personnels?

Nous pouvons collecter des renseignements personnels en personne, par téléphone, courriel, formulaire papier ou en ligne, ou lors de la visite de nos sites Web ou de l’utilisation de nos applications, lorsqu’une personne :

• Crée un compte ou s’inscrit à nos services
• Interagit avec nos courtiers hypothécaires, agents, représentants ou partenaires
• Nous contacte pour obtenir de l’aide ou faire des demandes de renseignements
• S’abonne à nos bulletins d’information ou communications marketing
• Participe à des sondages, concours ou promotions
• Interagit sur les réseaux sociaux
• Postule à un emploi chez nous
• Visite nos sites Web ou utilise nos applications, via des témoins, balises Web, pixels et technologies similaires (voir la Section 7)

2.3 Quels renseignements personnels collectons-nous?

Nous collectons uniquement les renseignements personnels nécessaires aux fins décrites dans le présent Avis. Les renseignements personnels que nous collectons peuvent inclure :

Catégories d’information	Exemples
Identification	Nom, date de naissance, genre ou non-binaire, identifiants gouvernementaux (par exemple un passeport ou un numéro de permis de conduire), état civil
Coordonnées	Courriel, adresse postale, numéros de téléphone
Authentification	Mots de passe et NIP, réponses aux questions d’authentification, codes d’authentification multifactorielle, informations biométriques²
Communication avec nous	Détails des rendez-vous, messages, journaux, historique, enregistrements d’appels vocaux et vidéo, analyses et transcriptions, billets de soutien, courriels, clavardages, plaintes, réponses aux sondages, enregistrements vidéo de sécurité
Informations techniques (via nos sites Web et applications)	Adresse IP, localisation, type et préférences du navigateur, identifiant et configurations de l’appareil, site Web référent et mots-clés recherchés, pages visitées, flux de clics, fonctionnalités utilisées, temps passé sur les services, publicités vues, y compris les informations collectées via des témoins, balises Web, pixels et technologies similaires (voir la Section 7)
Produits et services	Informations sur les produits détenus (prêts hypothécaires, polices d’assurance, dates, montants, modalités, modes de paiement), utilisateurs de comptes autorisés
Financier	Salaire, autres revenus, rapport financier, profil financier, actifs et passifs, loyer, hypothèque, compte bancaire, rapport et cote de crédit
Assurance	Polices, historique des réclamations, véhicule, résidence, habitudes de vie
Emploi	Statut d’emploi, employeurs actuels et anciens et références
Préférences de communication	La façon dont nous communiquons avec les individus et le type d’informations que nous pouvons leur envoyer
Conformité légale	Numéro d’assurance sociale, preuve de citoyenneté, pays de naissance, pays de résidence et numéros d’identification fiscale
Autres	Nous pouvons également créer ou inférer des informations à partir des renseignements personnels que nous collectons, notamment des profils et des identifiants de clients.

2.4 Quand obtenons-nous le consentement?

Nous obtenons le consentement avant de collecter, d’utiliser ou de communiquer des renseignements personnels à des tiers. Nous pouvons obtenir le consentement directement auprès de la personne concernée, ou il peut être obtenu par une autre personne, telle qu’un courtier, agent ou représentant. Nous demanderons de nouveau le consentement si nous souhaitons utiliser ou communiquer des renseignements personnels à des fins pour lesquelles la personne n’a pas consenti.

Dans certaines circonstances, le consentement n’est pas requis pour collecter, utiliser ou communiquer des renseignements personnels, notamment :

• Lorsqu’ils sont communiqués à un fournisseur ou prestataire de services aux fins de la fourniture d’un produit ou service que nous offrons
• Pour détecter et prévenir la fraude ou améliorer les mesures de sécurité
• Lorsque c’est clairement dans l’intérêt de la personne concernée
• Lorsque requis par la loi, une ordonnance du tribunal ou une autorité réglementaire
• Lorsqu’ils sont communiqués à un tiers dans le cadre d’une vente, fusion, réorganisation ou financement de tout ou partie de notre entreprise

3. Comment utilisons-nous les renseignements personnels?

Nous pouvons utiliser les renseignements personnels uniquement aux fins décrites dans le présent Avis, ou à d’autres fins compatibles avec ces fins initiales. Ces fins sont communiquées à la personne avant la collecte des renseignements personnels.

Les fins ci-dessous peuvent être essentielles à la fourniture de produits et services à la personne.

Catégories	Fins
Connaître l’identité de la personne	Vérification et authentification de l’identité S’assurer que les renseignements personnels sont complets, exacts et à jour Identification au sein de nos sociétés affiliées
Établir une relation avec la personne	Contacter la personne et répondre à ses questions Comprendre ses besoins et la conseiller Analyser les demandes de produits ou services Établir ou vérifier le crédit Déterminer l’admissibilité à un produit ou service Déterminer si un produit ou service convient à la personne Établir le coût d’un produit ou service
Maintenir la relation avec la personne	Gérer le dossier et traiter les demandes de financement hypothécaire et d’assurance Traiter les paiements Traiter les réclamations d’assurance Gérer les plaintes ou l’insatisfaction Transférer le dossier à un autre courtier, agent ou représentant, si nécessaire
Demande d’emploi ou de travail à titre de consultant	Recevoir, traiter et analyser les candidatures
Gérer les risques	Détecter, prévenir et contenir les activités non autorisées et les cybermenaces Surveiller les pratiques commerciales pour le contrôle de la qualité Vérifier les transactions pour la conformité Respect de nos obligations contractuelles Former nos employés, courtiers, agents et représentants Assurer certains risques
Respecter les lois	Détecter, prévenir et contenir les activités illégales, notamment la fraude, le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme Respect de nos obligations légales et des exigences des tribunaux Conformité aux autorités et organismes de réglementation

Certaines fins sont optionnelles. La personne peut y consentir pour une expérience client améliorée et pour obtenir des offres qui répondent à ses besoins. Nous devons obtenir le consentement pour collecter, utiliser et communiquer des renseignements personnels aux fins suivantes :

Catégories	Fins
Améliorer nos produits et services et offrir une expérience client personnalisée	Comprendre comment nos produits et services, y compris nos sites Web, sont utilisés afin de les améliorer Consulter les individus pour connaître leur expérience et leurs interactions avec nous Consulter les individus pour rendre nos produits et services plus utiles et efficaces Identifier les différences et similitudes entre la personne et nos autres clients
Tenir la personne informée de nos produits et services, promotions, concours et événements	Comprendre le portefeuille actuel de produits et services de la personne afin de lui offrir d’autres produits et services pertinents Contacter la personne avec la fréquence et les moyens souhaités Tenir la personne informée des promotions, concours et événements pertinents

Pour retirer le consentement à l’une des fins ci-dessus, la personne peut le faire en cliquant sur un lien de désabonnement (par exemple au bas d’un courriel reçu), en visitant un centre de préférences (par exemple via le lien de gestion des témoins sur nos sites Web) ou en nous contactant selon la procédure décrite à la Section 10 ci-dessous.

3.1 Qui a accès aux renseignements personnels?

L’accès aux renseignements personnels est réduit au minimum et est limité à nos employés, courtiers, agents et représentants qui ont besoin d’y accéder pour accomplir leurs fonctions.

Ces personnes sont formées pour protéger la confidentialité des renseignements personnels et s’engagent à respecter nos politiques et le présent Avis. Nous révisons régulièrement leurs droits d’accès en fonction de leurs rôles et responsabilités pour nous assurer que l’accès aux renseignements personnels est toujours nécessaire.

4. À qui communiquons-nous les renseignements personnels?

Pour remplir les fins décrites dans le présent Avis, nous pouvons communiquer des renseignements personnels aux tiers identifiés ci-dessous. Dans tous les cas, seule la quantité minimale de renseignements personnels nécessaire est communiquée pour atteindre la fin requise. Nous ne vendrons, louerons ni n’échangerons des renseignements personnels avec un tiers en aucune circonstance.

Afin d’assurer la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels, des vérifications préalables sont effectuées et des accords contractuels sont en place avec les fournisseurs de services tiers.

Tiers	Fins
Fournisseurs de services de confiance pour nous aider à exploiter notre entreprise	Applications, hébergement de données, infrastructure TI et télécommunications Services de sécurité informatique Plateformes d’analyse et de marketing Processeurs de paiement Conseillers juridiques, comptables et autres professionnels
Institutions financières et autres prêteurs	Fournir et gérer les prêts hypothécaires et les propositions
Bureaux de crédit et agences d’évaluation du crédit	Évaluer et faire rapport sur le crédit de la personne
Assureurs	Fournir l’assurance prêt hypothécaire, l’assurance vie, l’assurance habitation et auto et les propositions
Évaluateurs	Fournir des évaluations et des expertises de propriétés immobilières
Agences de recouvrement	Recouvrer nos créances
Autorités	Lorsque requis par la loi, une ordonnance du tribunal, une assignation à comparaître, un mandat de perquisition, une enquête gouvernementale ou toute autre demande légale Lorsque requis par les autorités ou organismes de réglementation Aux forces de l’ordre ou aux services d’urgence pour toute activité que nous croyons être illégale ou présenter un risque pour la sécurité, les droits ou les biens de personnes ou d’organisations
Autres	À une personne qui a un produit ou service avec nous dont la personne bénéficie À une personne autorisée à agir au nom de la personne, par exemple en vertu d’une procuration ou d’une autorité légale similaire

4.1 Les renseignements personnels sont-ils communiqués à l’extérieur du Canada?

Nous stockons les renseignements personnels principalement au Canada. Dans certaines situations, nous pouvons communiquer des renseignements personnels à l’extérieur du Canada, à un fournisseur de services situé dans un autre pays.

Lorsque des renseignements personnels sont communiqués à une autre juridiction, ils sont soumis aux lois locales applicables. Dans tous les cas, nous nous assurons que notre contrat avec le fournisseur de services et la loi de la juridiction applicable protègent adéquatement les renseignements personnels. Le cas échéant, nous effectuons des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée.

5. Combien de temps les renseignements personnels sont-ils conservés?

Nous conservons les renseignements personnels uniquement aussi longtemps que nécessaire pour accomplir les fins pour lesquelles ils ont été collectés, et pour respecter nos obligations légales. Nous avons établi des périodes de conservation qui varient selon le type de renseignements personnels, les fins de la collecte, nos obligations légales et réglementaires et le temps nécessaire pour protéger nos droits en cas de litige.

Pour des fins sérieuses et légitimes, nous pouvons anonymiser certains renseignements personnels avant de les détruire et en conserver une copie. Une fois l’information anonymisée, elle ne peut plus être utilisée pour identifier une personne, directement ou indirectement, et n’est donc plus considérée comme un renseignement personnel. Cette information peut ensuite être utilisée pour améliorer nos produits et services, identifier des tendances et établir des indicateurs de performance, entre autres choses.

Lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires, nous les détruisons ou les effaçons en utilisant des méthodes sécurisées.

6. Comment les renseignements personnels sont-ils protégés?

Nous mettons en œuvre des mesures techniques, administratives et physiques appropriées en matière de sécurité et de protection de la vie privée pour protéger les renseignements personnels contre l’accès, l’utilisation, la communication, la modification ou la destruction non autorisés, notamment :

Types	Mesures
Mesures techniques	Mots de passe et authentification multifactorielle Chiffrement des données au repos et en transit Contrôles d’accès basés sur les rôles Surveillance des activités suspectes Journaux de sécurité Certificats numériques Détection et prévention des logiciels malveillants Tests et gestion des vulnérabilités Sécurité du réseau (pare-feux, réseaux privés virtuels et gestion des appareils)
Mesures administratives	Code de conduite pour les personnes ayant accès aux renseignements personnels Accès aux renseignements personnels limité selon le principe du besoin de savoir et du moindre privilège Formation et sensibilisation pour les personnes ayant accès aux renseignements personnels Politiques et procédures de sécurité de l’information et de protection de la vie privée Meilleures pratiques de codage sécurisé pour les développeurs Plan de gestion des incidents de sécurité et de confidentialité Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée pour les nouveaux systèmes et processus Diligence raisonnable et évaluation des fournisseurs de services Évaluations et audits de sécurité
Mesures physiques	Cartes d’accès pour les zones sensibles Serrures pour les classeurs Caméras de surveillance dans les immeubles de bureaux Destruction sécurisée des documents et supports contenant des renseignements personnels Gardes de sécurité

Malgré ces mesures, aucun système ne peut être garanti entièrement sécurisé. En cas d’incident de confidentialité présentant un risque de préjudice grave, nous aviserons les personnes concernées et l’autorité réglementaire compétente en matière de protection de la vie privée, tel que requis par la loi.

7. Comment utilisons-nous les témoins et autres technologies de suivi?

Nos sites Web et applications peuvent utiliser des témoins, balises Web, pixels et technologies similaires pour assurer et améliorer leur fonctionnalité, analyser l’utilisation et diffuser du contenu pertinent, y compris de la publicité. Voir la Section 2.3 pour des exemples d’informations collectées.

Les préférences en matière de témoins peuvent être gérées via notre outil de consentement aux témoins sur nos sites Web et via les paramètres du navigateur de l’utilisateur. Veuillez noter que la désactivation de certains témoins peut affecter la fonctionnalité de nos services.

8. Quels sont les droits liés aux renseignements personnels?

Une personne dispose de plusieurs droits concernant les renseignements personnels que nous détenons à son sujet, notamment :

Droits	Description
Accès	Confirmer l’existence et obtenir une copie de ses renseignements personnels.
Rectification	Demander que nous corrigions des renseignements personnels inexacts, incomplets ou équivoques, ou si la collecte, la communication ou la conservation de ces renseignements personnels n’est pas autorisée par la loi.
Suppression	Demander que nous supprimions les renseignements personnels. Nous supprimerons les renseignements personnels si nous avons rempli les fins pour lesquelles ils ont été collectés. Si nous sommes invités à supprimer des renseignements personnels dont les fins de collecte n’ont pas encore été remplies, nous ne serons plus en mesure de fournir les produits et services connexes. Dans tous les cas, nous pouvons conserver les renseignements personnels afin de respecter nos obligations légales et réglementaires et de protéger nos droits en cas de litige.
Retrait du consentement	Retirer le consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication des renseignements personnels, sous réserve de restrictions légales. Nous ne serons plus en mesure d’offrir des produits et services si le consentement est retiré pour une fin essentielle à la relation (voir Section 3). Pour les fins optionnelles, le consentement peut être retiré à tout moment, sans impact négatif sur la relation (voir Section 3).
Déindexation	Demander que nous cessions de diffuser des renseignements personnels, ou de déindexer tout hyperlien vers ceux-ci, si cette diffusion est illégale ou cause un préjudice grave à la personne.
Portabilité des données	Demander certains renseignements personnels informatisés, collectés directement auprès de la personne, dans un format technologique structuré et couramment utilisé.
Décisions automatisées	Demander certains renseignements personnels Demander des informations et soumettre des observations, lorsqu’une décision importante concernant la personne est basée exclusivement sur un traitement automatisé de ses renseignements personnels, et que cette décision lui a été communiquée.
Déposer une plainte	Une personne peut déposer une plainte si elle estime que nous avons mal géré ses renseignements personnels. Nous prendrons le temps d’analyser la plainte et travaillerons avec elle pour résoudre la situation. Une plainte peut également être déposée auprès de l’autorité réglementaire compétente en matière de protection de la vie privée.

Pour exercer l’un des droits ci-dessus, la personne peut soumettre une demande écrite en suivant la procédure décrite à la Section 10 ci-dessous.

Dans tous les cas, nous devrons valider l’identité de la personne faisant la demande.

9. Notre Avis de confidentialité peut-il changer?

Nous pouvons réviser le présent Avis de confidentialité de temps à autre, selon les besoins, pour se maintenir à jour avec les lois et règlements applicables, les normes, les nouvelles technologies et les préoccupations des clients.

Toute modification prend effet à la date indiquée sur l’Avis de confidentialité et sera communiquée par la publication de l’Avis révisé sur nos sites Web. Si les modifications sont importantes, nous fournirons un avis plus visible et informerons directement nos clients par d’autres moyens.

L’utilisation continue de nos produits et services, y compris nos sites Web, après la date d’entrée en vigueur de toute modification constitue une acceptation de l’Avis révisé.

10. Questions ou demandes

Nous avons désigné un responsable de la protection des renseignements personnels chargé de surveiller la conformité au présent Avis et à la législation applicable en matière de protection de la vie privée.

Pour toute question, préoccupation ou demande concernant le présent Avis de confidentialité ou nos pratiques en matière de protection de la vie privée, les personnes peuvent utiliser ce formulaire ou contacter notre responsable de la protection des renseignements personnels à :

Groupe M3
Responsable de la protection des renseignements personnels
525, avenue Viger Ouest,
Montréal (Québec) H2Z 1G6
Courriel : privacy@m3-grp.com

Nous accuserons promptement réception d’une demande de toute personne et viserons à résoudre toutes les demandes dans un délai de 30 jours, ou tel que requis par la loi.

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¹ Le Groupe M3 est principalement composé des entités suivantes : Invis Inc., La Compagnie Alliance Hypothécaire du Canada Inc., Mortgage Intelligence Inc., Multi-Prêts Hypothèques, Verico, Simplinsur et M3 Tech. La liste à jour est disponible sur notre site Web à l’adresse https://www.m3-grp.com/#Brands

² La collecte de données biométriques est strictement réglementée par la loi et, en plus de mesures de protection spécifiques, requiert le consentement explicite de la personne concernée.